Coopservice sceglie SAP Ariba per una gestione efficace dei fornitori

Coopservice ambisce ad essere leader nei servizi integrati, unendo innovazione, qualità del lavoro e centralità di clienti e collettività, valorizzando al contempo competenze e aspirazioni dei soci e dei collaboratori.

Il Gruppo Coopservice – con sede centrale a Reggio Emilia e presenza capillare in Italia e in altri 10 Paesi con più di 70 uffici e siti operativi – è una realtà consolidata e specializzato nella fornitura di servizi integrati ad aziende, enti pubblici e privati. Il punto di forza del Gruppo risiede nell’integrazione di servizi di facility che non rientrano nel core business dei clienti tra cui pulizie, sicurezza e vigilanza, gestione e manutenzione immobili e impianti, gestione forniture ed efficientamento energetico, movimentazione merci, gestione magazzini e traslochi civili e industriali.

Implementazione

Tutti i dati e le informazioni a disposizione dei responsabili degli acquisti e dei Chief Procurement Officer sono in costante aumento, ed è solo attraverso una visione unificata e completa che le aziende possono far fronte alle fasi critiche dell’approvvigionamento. Il ciclo di vita del sourcing copre l’intero processo di approvvigionamento di beni e servizi e comprende l’identificazione, l’onboarding, la qualificazione e la gestione dei fornitori.

Data la natura del business di Coopservice, il Gruppo si avvale di una vasta rete di fornitori dai quali esige lo stesso livello di qualità che contraddistingue i propri servizi. Oltre ai requisiti qualitativi, i fornitori devono rispettare numerosi vincoli normativi e di certificazione. La principale necessità era quindi quella di mappare oltre 2.000 fornitori, eterogenei tra di loro, e una grande quantità di documenti con scadenze diversificate.

Per questi motivi, Coopservice ha implementato due diverse soluzioni di SAP Ariba: la prima (SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance) deputata alla gestione, registrazione e qualifica dei fornitori per la complessa gestione dei certificati e delle relative scadenze. La seconda (SAP Ariba Contracts) invece ha riguardato la gestione dei contratti. Grazie al coinvolgimento dei key-users sin dalle prime battute del progetto, l’elapsed period tra kick-off e go-live è stato di circa quattro mesi. Un periodo decisamente contenuto che ha permesso al cliente di ottimizzare ril ritorno dell’investimento.

Benefici

• Controllo puntuale e costante delle scadenze di tutti i documenti e di tutti i processi che – a monte e a valle del percorso di qualifica dei fornitori – si sviluppano all’interno dell’azienda
• Processo di qualifica fornitori completamente sotto controllo con sensibile riduzione del rischio aziendale
• Maggiore efficienza negli scambi delle comunicazioni con i fornitori che oggi avvengono interamente all’interno della piattaforma. Mail, telefonate e fax sono stati completamente eliminati
• Maggiore flessibilità di fronte alle esigenze del business e della Compliance
• Riduzione del carico di lavoro all’interno dell’ufficio Acquisti
• L’intero processo oggi è in mano al business e l’IT, a parità di risorse, può dedicarsi alla parte tecnologica e alla sicurezza dei dati
• Perfetta integrazione bidirezionale con SAP ERP